新乡学院学生档案管理规定

一、学校在学生处设立专门的学生档案室，学生档案实行专人专柜保管，分学院、分班级、分类别建档。档案内容包括学生的高考档案、学籍卡、体检表、学年鉴定表、毕业生登记表、奖罚材料等。

二、查阅学生档案材料，必须持单位介绍信及本人有效证件，并经学生处处长批准后方可查阅；档案原件一般不得外借，因特殊情况确需借出时，必须经学生处处长批准，严格办理借阅手续，并限期归还。

三、凡摘录、复制学生档案材料，必须经学生处处长批准后在指定地点操作，并经档案管理人员校对和盖章后方才生效。

四、对外借出归还的学生档案材料，随时进行清点，检查无误后归档。

五、档案材料定期整理、核对，避免漏装或者错装。

六、学生入校时，必须按时将个人高考原始档案交各学院后转交学生档案室保管。

七、学生毕业时，各学院必须按时将学生在校期间的档案材料整理完毕，转交学生档案室保管；学生档案室负责组织毕业生档案的整理工作。

八、因特殊原因，学生在校期间的档案材料暂时保留在各学院的，各学院必须将档案暂保留名单及保留原因报学生处档案室备案。

九、学生毕业后，学生档案按照国家相关规定寄达学生报到证或调档函所在地档案保管部门。

十、申请暂时留校的毕业生档案，学校义务保管，暂存时间原则上不超过半年，超过时限按国家相关政策处理。

十一、毕业生领取本人暂存在学校的个人档案时，凭毕业证原件、就业报到证（或单位接收函）原件及本人身份证原件方可办理。代领他人档案时需双方身份证复印件、书面委托书、毕业证原件、就业报到证（或单位接收函）原件；专升本学生凭本科院校的录取通知书原件、专科毕业证原件、身份证原件领取个人档案。

十二、学生档案室管理人员负责做好档案维护工作，注意防火、防盗、防虫蛀等安全保管工作。